Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA)

Wersja 2.5. Podmiot przetwarzający: E-LUK.PL Sp. z o.o., ul. Lazurowa 59A, 20-388 Mętów, KRS 0001123740, NIP 9462744372 („Procesor”). Administrator: przedsiębiorca korzystający z SellerHelp („Administrator”). Umowa stanowi część Regulaminu i obowiązuje od chwili podłączenia przez Administratora marketplace'u lub innego źródła danych.

§1. Przedmiot, charakter i cel

1. Procesor przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora wyłącznie w celu świadczenia funkcji SellerHelp włączonych przez Administratora: pobieranie i wyświetlanie zamówień, przygotowanie przesyłek, synchronizacja stanów i cen, raporty księgowe i podatkowe.

2. Procesor przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora (niniejsza umowa i korzystanie z usługi), chyba że prawo UE lub Polski wymaga inaczej — wtedy informuje o tym Administratora przed przetwarzaniem, o ile prawo tego nie zabrania.

§2. Czas trwania

Przez okres korzystania z SellerHelp, a po jego zakończeniu wyłącznie w zakresie okresu usunięcia i zwrotu z §9.

§3. Kategorie osób i danych

1. Osoby: klienci Administratora (kupujący i odbiorcy z marketplace'ów) oraz pracownicy Administratora.

2. Dane: imię i nazwisko, adres dostawy, telefon, e-mail, status zamówienia i płatności, dane przesyłki, NIP kupujących będących przedsiębiorcami.

3. Nie przewiduje się przetwarzania szczególnych kategorii danych; Administrator ich nie przekazuje.

§4. Dane z marketplace'ów (Amazon Selling Partner API)

1. Dane osobowe pozyskane z Amazona („PII Amazona”) są używane wyłącznie do realizacji zamówień Administratora, wydruku etykiet i wystawiania faktur wymaganych prawem.

2. Procesor nie sprzedaje, nie wynajmuje, nie licencjonuje ani nie ujawnia PII Amazona podmiotom trzecim, nie używa go do reklamy ani marketingu i nie łączy z innymi danymi w celu reidentyfikacji lub profilowania osób.

3. PII Amazona jest usuwane najpóźniej 30 dni po dostarczeniu zamówienia (w SellerHelp: 30 dni od daty wysyłki zapisanej w systemie, a dla zamówień anulowanych lub odrzuconych — od ostatniej aktualizacji). Usunięciu podlegają pola zamówienia, zapisane etykiety i surowe odpowiedzi API; dane niepozwalające zidentyfikować osoby (miasto, kod, kraj, numer przesyłki, pozycje, kwoty) mogą pozostać.

4. Gdy przepisy podatkowe lub o rachunkowości wymagają dłuższego przechowywania (np. faktura), dane są trzymane w archiwum o ograniczonym dostępie przez okres ustawowy i nie służą innym celom.

§5. Poufność i bezpieczeństwo

1. Osoby upoważnione do przetwarzania są zobowiązane do zachowania poufności i mają dostęp wyłącznie w zakresie swojej roli.

2. Środki techniczne i organizacyjne (art. 32 RODO): transmisja szyfrowana TLS (1.2/1.3), uwierzytelnianie dwuskładnikowe (TOTP) obowiązkowe dla kont personelu, ograniczanie liczby prób logowania, polityka haseł wymagająca odpowiedniej długości i złożoności oraz zakazująca użycia własnego adresu e-mail lub nazwy firmy w haśle, szyfrowanie na poziomie aplikacji (AES-256) danych osobowych kupujących w bazie danych oraz szyfrowanie kopii zapasowych tych danych przechowywanych w lokalizacji geograficznie odrębnej od serwera produkcyjnego z cotygodniowym automatycznym testem odtwarzania, codzienny skan antywirusowy z automatyczną aktualizacją sygnatur, skanowanie zależności pod kątem znanych podatności przy każdym wdrożeniu, niezależny test penetracyjny zaplanowany na Q1 2027 (następnie cyklicznie raz w roku), baza danych dostępna wyłącznie lokalnie na serwerze aplikacji (bez publicznego punktu dostępu), szyfrowanie poświadczeń marketplace na poziomie aplikacji, oddzielenie danych kont klientów w aplikacji, automatyczne usuwanie danych zgodnie z §4. Aktualny opis: https://sellerhelp.pl/en/security.

3. Poświadczenia marketplace są przechowywane w postaci zaszyfrowanej, używane wyłącznie dla konta Administratora i nigdy nie są wyświetlane w całości.

§6. Podprocesorzy

1. Administrator udziela ogólnej zgody na podprocesorów z poniższej listy. Procesor nakłada na nich obowiązki nie mniej rygorystyczne niż w niniejszej umowie i odpowiada za ich działania.

• Hetzner Online GmbH (Norymberga, Niemcy) — hosting serwera aplikacji i przechowywanie kopii zapasowych,
• PayPro S.A. (Przelewy24), Poznań, Polska — płatności (w zakresie płatności odrębny administrator),
• LH.pl — poczta e-mail (wiadomości transakcyjne),
• OpenAI — funkcje AI; do funkcji AI przekazywane są dane produktowe (np. tytuły i opisy ofert), bez danych osobowych kupujących.

2. Procesor informuje o zamiarze zmiany podprocesora z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni; Administrator może zgłosić uzasadniony sprzeciw.

§7. Przekazywanie poza EOG

Dane osobowe kupujących są przetwarzane w EOG. Dane produktowe przekazywane do dostawcy AI mogą być przetwarzane poza EOG na podstawie mechanizmów z art. 44 i n. RODO; nie zawierają danych osobowych kupujących.

§8. Pomoc i prawa osób

Procesor pomaga Administratorowi środkami technicznymi i organizacyjnymi w realizacji żądań osób, których dane dotyczą, w ocenach skutków i konsultacjach z organem nadzorczym, a otrzymane bezpośrednio żądania niezwłocznie przekazuje Administratorowi.

§9. Zwrot i usunięcie

1. Po zakończeniu umowy Administrator może wyeksportować dane przez 30 dni. Następnie Procesor usuwa wszystkie dane osobowe (poza wymaganymi prawem) i na żądanie potwierdza to pisemnie.

2. Kopie zapasowe podlegają rotacji; dane usunięte z systemu produkcyjnego znikają z kopii w ramach rotacji, w terminie nie dłuższym niż 30 dni.

§10. Naruszenia ochrony danych

1. Procesor zawiadamia Administratora bez zbędnej zwłoki, nie później niż w 48 godzin od stwierdzenia naruszenia dotyczącego jego danych, wraz z informacjami z art. 33 ust. 3 RODO.

2. W razie incydentu dotyczącego danych pozyskanych z Amazona Procesor powiadamia również Amazon w ciągu 24 godzin od wykrycia, kanałem wskazanym przez Amazon, i współpracuje w postępowaniu wyjaśniającym.

3. Zgłoszenia incydentów: security@sellerhelp.pl.

§11. Audyt

Procesor udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności i umożliwia audyty Administratora lub wskazanego przez niego audytora, z 30-dniowym uprzedzeniem, w godzinach pracy, nie częściej niż raz w roku (poza przypadkiem naruszenia lub żądania organu).

§12. Odpowiedzialność i prawo właściwe

Odpowiedzialność określa Regulamin. Prawo polskie; sąd właściwy dla siedziby Procesora, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów RODO.

§13. Kontakt

Ochrona danych: biuro@sellerhelp.pl · Bezpieczeństwo: security@sellerhelp.pl.