DOKUMENT 4: POLITYKA PRYWATNOŚCI SERWISU SELLERHELP

§1. Postanowienia ogólne i Administrator Danych

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych Użytkowników korzystających z serwisu SellerHelp (https://sellerhelp.pl).

2. Administratorem danych osobowych Użytkowników Serwisu (w rozumieniu RODO) jest: E-LUK.PL Sp. z o.o. z siedzibą w Mętowie, ul. Lazurowa 59A, 20-388 Mętów, KRS: 0001123740, NIP: 9462744372 (zwana dalej „Administratorem”).

3. Kontakt z Administratorem możliwy jest drogą elektroniczną pod adresem e-mail: kontakt@sellerhelp.pl.

§2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe Użytkowników są przetwarzane w następujących celach:

1. Świadczenie usług drogą elektroniczną (SaaS): W celu rejestracji Konta, obsługi Serwisu i realizacji umowy – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

2. Obsługa płatności i realizacja obowiązków księgowo-podatkowych: W celu wystawiania faktur VAT i prowadzenia księgowości – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3. Bieżący kontakt z klientem i wsparcie techniczne: W celu odpowiedzi na zapytania i wsparcia IT – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

4. Zapewnienie bezpieczeństwa usług: W celu przeciwdziałania nadużyciom i ochrony danych – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

§3. Zakres przetwarzanych danych osobowych

Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

1. Dane rejestracyjne: Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu.

2. Dane firmy: Nazwa firmy, adres wykonywania działalności, numer NIP, numer REGON.

3. Dane rozliczeniowe: Numer rachunku bankowego, historia transakcji płatniczych.

4. Dane systemowe: Adres IP, logi systemowe, historia logowań i użycia modułów AI.

§4. Okres przechowywania danych osobowych

1. Dane przetwarzane w celu wykonania umowy – przez okres trwania aktywnej subskrypcji i posiadania Konta, a po jego usunięciu do momentu przedawnienia roszczeń (3 lata dla przedsiębiorców).

2. Dane przetwarzane w celu realizacji obowiązków podatkowo-księgowych – przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

§5. Odbiorcy danych osobowych i Przelewy24

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym działającym na zlecenie Administratora:

1. Dostawcom usług hostingu i infrastruktury chmurowej (serwery aplikacji SaaS).

2. Podmiotom świadczącym usługi księgowe i prawne na rzecz Administratora.

3. Operatorom płatności elektronicznych (PayPro S.A. / Przelewy24): W celu procesowania opłat abonamentowych, dane osobowe Użytkownika niezbędne do realizacji płatności są przekazywane spółce PayPro S.A. z siedzibą w Poznaniu. W tym zakresie PayPro S.A. staje się niezależnym administratorem danych w celu realizacji usługi płatniczej.

4. Dostawcom technologii AI: W zakresie niezbędnym do realizacji funkcji modułów AI, przy czym dane te są przesyłane wyłącznie w celach procesowych, bez prawa dostawców do ich wykorzystywania do trenowania własnych modeli publicznych.

§6. Prawa użytkownika

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”), ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych oraz wniesienia sprzeciwu. Użytkownik ma również prawo wnieść skargę do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

§7. Powierzenie przetwarzania danych (Ważne dla B2B)

1. Niniejsza Polityka dotyczy przetwarzania danych osobowych Użytkowników Serwisu (Klientów B2B).

2. W odniesieniu do danych osobowych klientów końcowych Użytkownika (pobieranych z systemów marketplace/ERP do modułów integracji SellerHelp), Administratorem danych pozostaje Użytkownik, a E-LUK.PL Sp. z o.o. działa jako Podmiot Przetwarzający (Procesor) na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA) dostępnej pod adresem https://sellerhelp.pl/dpa.

§8. Dane kupujących pobierane z marketplace'ów (w tym Amazon Selling Partner API)

1. Gdy Użytkownik podłącza konto marketplace (w tym konto sprzedawcy Amazon przez Selling Partner API), SellerHelp przetwarza dane z tego konta w imieniu i na polecenie Użytkownika. Zakres: zamówienia i ich pozycje, dane odbiorcy (imię i nazwisko, adres dostawy, telefon, e-mail), stany magazynowe, oferty i ceny, raporty rozliczeniowe.

2. Cel: realizacja zamówień Użytkownika, przygotowanie przesyłek i etykiet, synchronizacja stanów i cen, wystawianie faktur i raportowanie księgowe. Danych tych nie wykorzystujemy do żadnego innego celu, w szczególności do reklamy, marketingu ani profilowania.

3. Dane osobowe kupujących pozyskane z Amazona usuwamy najpóźniej 30 dni po dostarczeniu zamówienia (w SellerHelp liczone od daty wysyłki zapisanej w systemie; dla zamówień anulowanych lub odrzuconych — od ostatniej aktualizacji). Usuwanie odbywa się automatycznie i obejmuje pola zamówienia, zapisane etykiety oraz surowe odpowiedzi API. Nie usuwamy danych, które nie pozwalają zidentyfikować osoby (miasto, kod pocztowy, kraj, numer przesyłki, pozycje, kwoty). Jeżeli przepisy podatkowe lub o rachunkowości wymagają dłuższego przechowywania (np. faktura), dane te są przechowywane w archiwum o ograniczonym dostępie przez okres ustawowy i nie służą innym celom.

4. Nie sprzedajemy, nie wynajmujemy ani nie ujawniamy danych z marketplace'ów sieciom reklamowym, brokerom danych ani podmiotom trzecim, z wyjątkiem podprocesorów niezbędnych do świadczenia usługi oraz przewoźników i organów podatkowych na polecenie Użytkownika.

5. Dane przetwarzamy na infrastrukturze w Unii Europejskiej (Hetzner Online GmbH, Norymberga, Niemcy). Poświadczenia do marketplace'ów są przechowywane w postaci zaszyfrowanej i nigdy nie są wyświetlane w całości. Szczegóły: DPA oraz Security overview.

6. Wniosek o usunięcie danych można przesłać na adres biuro@sellerhelp.pl; usunięcie potwierdzamy pisemnie w ciągu 30 dni. Podejrzenia incydentów bezpieczeństwa prosimy zgłaszać na security@sellerhelp.pl.